13.04.2024
Грех пустословия: как использовать совещания по назначению

Грех пустословия: как использовать совещания по назначению

Как известно, все разбираются в футболе, политике и медицине. А любой менеджер, – еще и как проводить совещания.

В моей практике запросов на обучение по этой теме мало. Слишком уж незначительным кажется вопрос. Да и мало кто готов признаться, что с этим проблемы.

Вынужденный переход в онлайн-формат, с одной стороны, добавил плюсов (уменьшилось время на ожидание участников, сократился процент опозданий), с другой стороны, окошечко Zoom не изменило главного. Совещательный процесс – всё тот же, с теми же родимыми пятнами «доковидной» эпохи.

Это в равной степени характерно как для забюрократизированных гигантов, так и для малого и среднего бизнеса.

Самым показательным аргументом к тому, чтобы навести порядок в ваших совещаниях, является денежное выражение потраченного на собрание времени. Прикиньте на салфетке, сколько зарабатывает в минуту каждый из участников, сложите и перемножьте на протяженность мероприятия. Внушает?

Если по итогам совещания не принято никаких решений, смело записывайте эту сумму себе в убытки.

А если к ней приплюсовать еще и стоимость так и не решенной проблемы…

Увы, неэффективные совещания – это распространенная ситуация.

Результаты опросов показывают, что, по мнению участников совещаний, как минимум, 34% всех проведенных собраний неэффективны.

К слову, консалтинговая компания «Bain&Co» заметила, что при планировании совещаний некоторые сотрудники исследуемых компаний ставили в графу «причина совещания» – «потому что».

Так как же оптимизировать процесс и не тратить время впустую?

#1 Причина

Плохое планирование и исполнение рождает массу промежуточных и часто бесполезных собраний. Совещания должны проходить только при необходимости решения конкретной (а именно – имеющей границы) проблемы. Для проблем без границ лучше использовать фасилитацию.

#2 Инициатор – владелец проблемы

Собирать коллег должен конкретный менеджер, в чью ответственность входит решаемая задача.

#3 Зовем только тех, кто нужен

Четко очерченная задача определяет список заинтересованных сторон. Не приглашайте на собрание сотрудников «по привычке». Логика «он всегда на таких планерках» – логика нерабочая.

#4 Используйте таймер

Ограничив время совещания, вы добьетесь того, что по итогам всё-таки будут приняты какие-то решения.

#5 Повестка: то, без чего нельзя начинать

Основные вопросы собрания должны быть определены заранее. Обязательно ознакомьте с ними всех участников. Не отступайте от плана впроцессе.

#6 Рассказываем, показываем, записываем

Чтобы не усыпить аудиторию монотонным докладом, используйте иные способы донесения информации – презентацию, флип-чарт, раздатку. Запишите принятые решения на доске и продублируйте их всем участникам в почте.

#7 Запрет на гаджеты

Вовлечённость в обсуждение – один из ключевых принципов успешного совещания. Лишенный смартфона человек быстрее соглашается.

#8 Фиксируем итоги

Обязательно проговорите все достигнутые договоренности. Зафиксируйте их на бумаге.Определите действия по каждому решению, необходимые ресурсы, исполнителей, сроки и форму контроля. Продублируйте эту информацию по почте или в любую систему коммуникации.

Следование этим простым правилам не избавит вас от рутинных собраний, но позволит сэкономить и силы, и средства, организуя их правильно. Впрочем, признайтесь, вы ведь сами всё это знали?

P.S. В дополнение хочу познакомить Вас с калькулятором стоимости от журнала HBR

Автор
Максим Канухин
Добавить комментарий