Как известно, все разбираются в футболе, политике и медицине. А любой менеджер, – еще и как проводить совещания.
В моей практике запросов на обучение по этой теме мало. Слишком уж незначительным кажется вопрос. Да и мало кто готов признаться, что с этим проблемы.
Вынужденный переход в онлайн-формат, с одной стороны, добавил плюсов (уменьшилось время на ожидание участников, сократился процент опозданий), с другой стороны, окошечко Zoom не изменило главного. Совещательный процесс – всё тот же, с теми же родимыми пятнами «доковидной» эпохи.
Это в равной степени характерно как для забюрократизированных гигантов, так и для малого и среднего бизнеса.
При том сам инструмент – при правильном его использовании – творит чудеса. Так в микроскоп можно увидеть неведомое, но, если забивать им гвозди, он быстро придет в негодность.
Самым показательным аргументом к тому, чтобы навести порядок в ваших совещаниях, является денежное выражение потраченного на собрание времени. Прикиньте на салфетке, сколько зарабатывает в минуту каждый из участников, сложите и перемножьте на протяженность мероприятия. Внушает?
Если по итогам совещания не принято никаких решений, смело записывайте эту сумму себе в убытки.
А если к ней приплюсовать еще и стоимость так и не решенной проблемы…
Увы, неэффективные совещания – это распространенная ситуация.
Результаты опросов показывают, что, по мнению участников совещаний, как минимум, 34% всех проведенных собраний неэффективны.
К слову, консалтинговая компания «Bain&Co» заметила, что при планировании совещаний некоторые сотрудники исследуемых компаний ставили в графу «причина совещания» – «потому что».
Так как же оптимизировать процесс и не тратить время впустую?
#1 Причина
Плохое планирование и исполнение рождает массу промежуточных и часто бесполезных собраний. Совещания должны проходить только при необходимости решения конкретной (а именно – имеющей границы) проблемы. Для проблем без границ лучше использовать фасилитацию.
#2 Инициатор – владелец проблемы
Собирать коллег должен конкретный менеджер, в чью ответственность входит решаемая задача.
#3 Зовем только тех, кто нужен
Четко очерченная задача определяет список заинтересованных сторон. Не приглашайте на собрание сотрудников «по привычке». Логика «он всегда на таких планерках» – логика нерабочая.
#4 Используйте таймер
Ограничив время совещания, вы добьетесь того, что по итогам всё-таки будут приняты какие-то решения.
#5 Повестка: то, без чего нельзя начинать
Основные вопросы собрания должны быть определены заранее. Обязательно ознакомьте с ними всех участников. Не отступайте от плана впроцессе.
#6 Рассказываем, показываем, записываем
Чтобы не усыпить аудиторию монотонным докладом, используйте иные способы донесения информации – презентацию, флип-чарт, раздатку. Запишите принятые решения на доске и продублируйте их всем участникам в почте.
#7 Запрет на гаджеты
Вовлечённость в обсуждение – один из ключевых принципов успешного совещания. Лишенный смартфона человек быстрее соглашается.
#8 Фиксируем итоги
Обязательно проговорите все достигнутые договоренности. Зафиксируйте их на бумаге.Определите действия по каждому решению, необходимые ресурсы, исполнителей, сроки и форму контроля. Продублируйте эту информацию по почте или в любую систему коммуникации.
Следование этим простым правилам не избавит вас от рутинных собраний, но позволит сэкономить и силы, и средства, организуя их правильно. Впрочем, признайтесь, вы ведь сами всё это знали?
P.S. В дополнение хочу познакомить Вас с калькулятором стоимости от журнала HBR
