Как часто время в ходе работы внезапно сжималось, заставляя вас впопыхах доделывать то, что казалось таким простым?
Как зябко становилось, когда, обещая руководителю данные через пять минут, вы только у компьютера понимали, что ни через пять, ни даже десять минут этого не случится, поскольку работы, как минимум, на час.
Увы, нам сложно дается оценка времени, необходимого на то или иное действие. Чтобы убедиться в этом, проведите элементарный эксперимент.
Проведем эксперимент
На любом таймере установите промежуток в две минуты и закройте глаза. Не считайте в уме. Откройте глаза в момент, когда вы будете уверены, что 2 минуты истекли.
Какой результат? Ваши внутренние часы оказались быстрее? Медленнее? Или вы открыли глаза вместе с пиканьем таймера? Итог может быть непредсказуемым. Если же опыт провести в группе, выяснится, что каждый воспринимает время по-разному (это отражается при постановке задач другому подчиненному).
Тем более тяжело оценивать то, что еще не происходило. Начиная, я думал, что напишу этот текст минут за семь-восемь, но копаюсь с ним уже более получаса, ну а вы – еще только на его середине.
Правильно-ли мы планируем время?
Любая школа тайм-менеджмента учит нас «бюджетировать» время на исполнение задачи. Однако сколько конкретно не всегда ясно
Решение о “бюджетировании” складывается под влиянием двух факторов: собственного восприятия времени и насколько нам кажется сложной та или иная задача.
В этих прогнозах так легко промахнуться.
Чтобы этого не случилось, ловите простой и эффективный лайфхак.
Коэффициент на который стоит опереться
Мне помогло вечное желание всё измерять и анализировать. Около месяца я учитывал время, которое тратил на типовые задачи. Фиксировал, сколько планировал на них потратить. Дополнительно присваивал задачам категорию «сложности» – от одного до трех – чтобы не сильно заморачиваться.
После месяца экспериментов свел все полученные данные в табличку. Вывел для каждой из категорий соотношение «план/факт» и вывел “пристрелочный” коэффициент планирования времени на задачи разных категорий.
Коэффициент ощущения времени = Запланированное время/Фактическое время выполнениям задачи
Выяснилось, что задачи первой категории – самые простые – я выполняю со средним коэффициентом 0,8. Дела третьей – наиболее сложные – наоборот, получается выполнить лишь с коэффициентом 1,3.
Во втором случае первоначальный прогноз оказывался чаще всего ошибочным, я «промахивался» примерно процентов на тридцать.
Зачем эти упражнения в математике? Зная свой «пристрелочный» коэффициент, можно четче «бюджетировать» время в календаре.
Сталкиваясь со сложной задачей, я теперь закладываю на нее время больше прогнозного. Закладываю результат умножения прогнозного времени на выведенный коэффициент. Надо ли говорить, что всё удается в срок?
